Как с помощью ИСУП снизить риски в работе с контрагентами и управлять загрузкой команды

Когда у компании сотни масштабных проектов и подрядчиков в разных странах, управлять таким числом людей, процессов и документов очень сложно. Всегда есть риск что-то забыть, пропустить, нарушить обязательства, что для работы на глобальных рынках грозит потерей репутации и штрафными санкциями. И здесь на помощь руководителям приходят специальные инструменты, на основе которых можно автоматизировать работу над проектами, взять под контроль все процессы и достижение ключевых показателей бизнеса.

В марте этого года в международной группе IMC Montan была внедрена информационная система управления проектами ADVANTA. Это позволяет компании сделать прозрачной работу с контрагентами, упорядочить проекты в едином реестре, управлять сроками и загрузкой экспертов, а соответственно, выполнять больше проектов теми же ресурсами. Задачи, которые ставились перед ADVANTA, состояли в повышении:
•    управляемости проектами,
•    информативности на всех этапах работы над проектами,
•    эффективности работы специалистов,
•    взаимодействия всех участников проектов.

Краткая справка о компании

IMC Montan – международная группа, оказывающая услуги. У компании более 30 лет опыта работы в России и СНГ, 170+ клиентов и 750+ реализованных проектов в 150 странах мира. Выполняемые компанией проекты связаны с горно-геологическим аудитом и инженерно-техническим консалтингом. Сегодня это единственная интернациональная группа в горном консалтинге, оставшаяся в России.

Предпосылки к внедрению системы ADVANTA

Одновременно в работе находится несколько десятков проектов, начиная от оценки ресурсов и контроля качества геологоразведочных работ до поддержки инвесторов горнодобывающих предприятий и разработки банковских ТЭО. Компания активно развивается, и число проектов продолжает расти.

Работать в прежних условиях становилось все сложнее и для выполнения проектов в срок, как один из вариантов, требовалось расширить штат административных сотрудников, что влечет существенные дополнительные расходы. Разрозненное хранение и несвоевременно обновление информации по проектам усложняет сбор отчетности и занимает от нескольких дней до нескольких недель. Это, в свою очередь, влияет на контроль, анализ информации и скорость принятия управленческих решений.

Руководству компании было необходимо иметь общую актуальную картину по всем проектам, грамотно распределять ресурсы между ними, оперативно взаимодействовать с подрядчиками. Самое главное – создать единую среду для проектных команд и оптимизировать их работу так, чтобы они справлялись с растущим потоком проектов, минимизируя привлечение новых кадров и равномерно распределяя нагрузку между имеющимися специалистами.

Для решения этих задач и была внедрена комплексная система ADVANTA. ИТ-решение привлекло руководство IMC Montan быстрым запуском, широким функционалом, приемлемой стоимостью и гибкостью настроек, не требующих программирования. Основные контуры – базовые процессы проектного менеджмента, управление договорами и ресурсами были внедрены за 3 недели. К работе по целевым процессам и показателям проектов пользователи и топ-менеджмент перешли через полтора месяца.

На данном этапе в настроенном решении заказчик ведет:
1.    Планирование проектов. План-графики проектов ведутся в системе ADVANTA. При изменении сроков внутри проектов система уведомляет о сдвиге сроков, поэтому любые отклонения от первоначального плана стали прозрачны
2.    Учет ТКП, финансовых и юридических документов по проектам. В системе фиксируются статусы договоров и закрывающих документов (актов), входящая и исходящая корреспонденция. Это позволяет вести своевременный и качественный документооборот, минимизировать риски при работе с контрагентами.
3.    Контроль фактической и планируемой загрузки сотрудников на проектах. В системе настроены отчеты, показывающие распределение участников по текущим проектам с цветовой индикацией по степени загруженности. В них также отражаются данные по передвижению сотрудников. Руководство видит текущую загрузку и планирует ресурсы, исключая простои.
4.    Табель учета рабочего времени позволяет видеть загрузку каждого сотрудника в текущем моменте, более эффективно распределять ресурсы по проектам и избегать перегрузки сотрудников.
5.    Сводная отчетность автоматически формируется в режиме онлайн. Оперативное получение информации по всему портфелю и отдельным проектам позволяет в 2-3 раза увеличить скорость принятия решений.
6.    Архив проектных документов и единая база знаний по проектам доступны 24х7, экономя время на поиск нужного документа в системе.

Сергей Никишичев, директор IMC Montan: «Система позволяет структурировать цели и задачи, эффективно действовать, не перебирая в голове массу задач, и главное, иметь постоянное взаимодействие со всем коллективом группы независимо от локации специалистов. Руководители проектов и инженерные работники в оперативном режиме понимают текущую деятельность компании, получают обратную связь от руководства и административного персонала, а значит, работают в стабильном и менее стрессовом режиме, совмещая различные задачи, жизнь и работу».