15 сценариев использования чат-бота для Microsoft Teams

В последние годы популярным трендом в вебе и различных приложениях стали чат-боты. Виртуальные помощники взяли на себя огромный объём задач, которые раньше приходилось выполнять вручную. Зачастую чат-боты весьма успешно заменяют собой консультантов и за считанные секунды могут предоставить пользователю запрашиваемую информацию, оформить заказ или сделать подборку тематического контента. Однако, это далеко не всё, на что способны эти персональные ассистенты.

В своей экспертной статье специалисты компании i-Sys Labs покажут, как чат-бот для корпоративной платформы Microsoft Teams способен решить бизнес-задачи и значительно повысить эффективность работы сотрудников компании.

Исходя из опыта авторов статьи, чат-бот может стать не просто роботом, отвечающим на вопросы, или завлекающим клиентов, а полноценным мощным инструментом для автоматизации вашего бизнеса. Для начала условно выделим четыре основных его предназначения. Чат-бот для Teams - это:

1) Консультант по часто задаваемым вопросам и помощник по адаптации сотрудников - Разгрузите вашу службу HR, Бухгалтерию или административный отдел от постоянного отвлечения на вопросы сотрудников. Чат-бот также станет прекрасным инструментом для адаптации новых сотрудников, который поможет ускорить адаптацию и вовлеченность сотрудников.
2) Канал для информирования сотрудников о событиях в различных информационных системах- Привычная для социальных сетей feed-лента любых событий компании в Teams. Замените корпоративный портал и рабочую почту на единый интерфейс информирования, доступный сотрудникам на компьютерах и мобильных телефонах.
3) Единое окно для оперативного принятия решений - Единый интерфейс для согласования документов, выполнения заданий из различных систем. Будь то SAP, 1C или любая другая корпоративная система. Ознакомление с документами, согласование HR-заявок (подбор и найм сотрудников, отпуска, командировки, переводы), счетов на оплату и многое другое.
4) Единое окно для доступа к внутренним сервисам. Замена личного кабинета сотрудника в Teams - Создание заявок в различные системы в диалоговом режиме или через специализированные экранные формы. Обращения в HelpDesk, пропуска, заявки на отпуск и командировки, бронирование переговорных комнат и многое другое.

Такой чат-бот позволяет пользователям сократить время, необходимое для решения повседневных задач, а также служит связующим звеном с внутренними службами.

Часто приходится обращаться в разные департаменты внутри компании для решения порой элементарных вопросов. Звонки, письма, ожидание личной встречи отнимают много времени и снижают эффективность работы сотрудников - как показывает практика, около 40% времени тратится на согласование документов, подачу заявок и отслеживание их статусов через интерфейсы информационных систем, еще 15% тратится на поиск нужного документа в нужном приложении. Виртуальный помощник помогает решить подобные вопросы за считанные секунды, а также значительно снижает нагрузку на офис-менеджеров, HR, бухгалтерию и другие службы.

Вот перечень основных сценариев чат-бота для Teams:

1) заказ справки из бухгалтерии/отдела кадров (2-НДФЛ, копия трудовой книжки и т. д.);
2) оформление пропуска для постороннего посетителя;
3) получение информации о рабочих часах и праздничных днях в определенном месяце;
4) получение информации о погоде в конкретном городе;
5) интеграция текущих скриптов с внутренними системами компании;
6) планирование и организация встреч с коллегами;
7) бронирование переговорных комнат и служебных автомобилей;
8) решение кадровых процессов: отпуск, командировки, подбор и найм сотрудников и т. д.;
9) on-boarding новых сотрудников;
10) ответы на часто задаваемые вопросы на основе базы знаний;
11) подача заявок в службу поддержки;
12) создание и мониторинг рабочих мест;
13) согласование документов и приложений из внутренних систем;
14) регистрация и отслеживание статуса документов;
15) массовая рассылка сообщений по всей компании или отдельным департаментам.

При этом чат-бот для Teams может стать единым интерфейсом к внутренним системам (Exchange, SharePoint, 1C, Dynamics, SAP и т.д.) Как в качестве информационного канала, так и для инициализации внутренних процессов в разных системах.

Таким образом, виртуальный ассистент берёт львиную долю рутинных задач на себя, что позволяет существенно сэкономить время и в несколько раз повысить продуктивность всей организации.

Не зря более 50% респондентов назвали внедрение чат-ботов в 2020-2021 году одним из ключевых направлений повышения эффективности сотрудников и внедрения искусственного интеллекта для решения ежедневных задач (по результатам опросов ИТ-Директоров компании из Fortune 500).