Этапы и перспективы развития СЭД TESSA в СОГАЗ-Мед

Страховая компания «СОГАЗ-Мед» (СОГАЗ-Мед) осуществляет деятельность с 1998 г. В компании застрахованы более 19 млн человек. Региональная сеть представлена 660 подразделениями в 40 субъектах РФ. СОГАЗ-Мед осуществляет деятельность по ОМС: контролирует качество обслуживания застрахованных при получении медпомощи в системе ОМС, обеспечивает защиту прав застрахованных граждан, восстанавливает нарушенные права граждан в досудебном и судебном порядке.  В 2018 году рейтинговое агентство «Эксперт РА» подтвердило рейтинг надежности и качества услуг СОГАЗ-Мед на уровне «А++» (наивысший по применяемой шкале уровень надежности и качества услуг в рамках программы ОМС).
С 2010 года в компании была внедрена система электронного документооборота (СЭД) на платформе Lotus Notes, которая охватывала процессы головного офиса и имела по 1-2 рабочих места в филиалах. На тот момент, это была надежная удобная система, но с достаточно высокой стоимостью внедрения, сопровождения и лицензий.
В августе 2017 года в компании был открыт проект по модернизации СЭД, в рамках которого было необходимо создать Единый Архив документов компании, оптимизировать стандартные процессы делопроизводства и договорной работы на единой современной платформе, с перспективой дальнейшей автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом.


В процессе выбора были собраны и проанализированы требования и пожелания различных групп пользователей к новой СЭД. В итоге, ключевыми от всех групп пользователей стали следующие критерии:
•    Скорость работы системы
•    Простота и удобство работы (чтобы было понятно без инструкции)
•    Эффективные средства поиска документов

Дополнительно руководство (VIP-пользователи) обозначили свои требования:
•    Низкая стоимость владения (лицензий, внедрения, развития)
•    Быстрый срок внедрения
•    Удобные и эффективные средства контроля со средствами инфографики
•    Возможность работы с любых мобильных устройств

Ряд пользователей также высказали пожелания:
•    Максимум автоматического заполнения
•    Формирование и просмотр отчетов в интерфейсе системы с возможностью выгрузки в Excel

ИТ-специалисты и внутренняя поддержка сформулировали свои критерии:
•    Пользователи не должны задавать вопросов по работе с системой (простота, удобство и надежность)
•    Простота администрирования
•    Возможность развития решения собственными силами
•    Простой переход на новые версии
•    Новые современные технологии
•    Гибкая настройка прав доступа
•    Возможность быстрой и простой интеграции с другими информационными системами

Таким образом, перед СОГАЗ-Мед стояла задача найти современную платформу с широким функционалом, которая помогла бы оптимизировать бизнес-процессы и при этом имела бы оптимальную стоимость владения.

В сентябре 2017 года была объявлена конкурсная процедура по выбору СЭД на основе сформированных функциональных требований, в результате которой по 6 ключевым критериям, а именно:
•    Стоимость лицензий
•    Стоимость внедрения
•    Сроки внедрения
•    Стоимость технической поддержки с учетом SLA
•    Проектная команда и квалификация участника
•    Общая функциональная оценка системы
был определен победитель – компания «СИНТЕЛЛЕКТ» с предложенной платформой TESSA.

Несмотря на сжатые сроки проекта, благодаря совместным усилиям работников компаний СОГАЗ-Мед и «СИНТЕЛЛЕКТ», запуск системы в опытно-промышленную эксплуатацию был осуществлен в проектный срок. Реализация проекта была начата в ноябре 2017 года, а уже в конце января 2018 года был осуществлен запуск первой очереди процессов: блок общего делопроизводства, архив нормативных документов, отчеты и рабочие материалы (универсальный бизнес-процесс), организационно-распорядительные документы и договорный блок, включая заявки на платеж и архив первичных бухгалтерских документов.
В результате запуска первой очереди, помимо непосредственно самих автоматизированных бизнес-процессов, компания СОГАЗ-Мед получила гибкий, удобный и функциональный инструмент для дальнейшего развития СЭД.
На сегодняшний день в системе работает около 1300 пользователей, в системе зарегистрировано более 250 000 документов, среди которых входящие и исходящие письма, договоры и дополнительные соглашения, приказы и распоряжения, заявки на платежи и служебные записки, а также другие типы документов.

“С даты начала реализации проекта в СОГАЗ-Мед прошел год и, безусловно, проект в компании можно считать эффективным и успешным, т.к. оправдались ожидания всех групп пользователей. Система работает быстро на любых сценариях использования, интерфейс приятен и прост, средства поиска позволяют быстро найти необходимую информацию. Переход и адаптация к новой СЭД не вызвали каких-либо ощутимых трудностей у пользователей и дополнительных внутренних ресурсов со стороны подразделений ИТ. Руководство компании получило эффективные средства контроля за бизнес-процессами и исполнительской дисциплиной.
Кроме того, при поддержке специалистов компании-вендора текущие процессы компании были оптимизированы, в том числе с учетом возможностей TESSA в части сводных уведомлений, гибкой ролевой модели для управления доступом к документам и функциям системы, настройки форм документов и др., которые были недоступны ранее. В результате, процессы стали проще и эффективнее, а настройку решения получилось выполнить за очень короткий срок.” – отметила Татьяна Князева.

Татьяна также прокомментировала дальнейшие шаги в развитии СЭД:
“На следующем этапе, который планируется завершить до апреля 2019 года, запланирована интеграция СЭД с Единым журналом обращений граждан, внедрение электронных заявок по разным направлениям, оптимизация процессов для централизации операционных функций.
В планах третьего этапа (2019 год) предусмотрена интеграция СЭД с бухгалтерскими и финансовыми системами, а также реализация юридически значимого документооборота.
Сегодня необходимо и очень важно инвестировать ресурсы в автоматизацию бизнеса, поскольку использование устаревших технологий ограничивает возможности компании и сдерживает ее дальнейшее развитие. Модернизация и совершенствование документооборота – важная составляющая в развитии и повышении эффективности деятельности компании.”



Акционерное общество «Страховая компания «СОГАЗ-Мед», входящее в Страховую Группу «СОГАЗ», - одна из крупнейших страховых медицинских компаний Российской Федерации, специализирующихся на осуществлении обязательного медицинского страхования (ОМС). В рамках одного из важнейших направлений деятельности – взаимодействие с медицинскими организациями в системе ОМС – заключены договоры на оказание и оплату медицинской помощи по ОМС с более 5000 медицинскими организациями. Выплаты в медицинские организации за 2017 год составили более 213,1 млрд. рублей (в 2016 г. аналогичный показатель составил 193 млрд. рублей).

Российская компания «СИНТЕЛЛЕКТ» работает на рынке автоматизации документооборота и бизнес-процессов с 2006 года, является разработчиком одной из самых быстрых систем на рынке СЭД – платформы TESSA. Помимо компании-разработчика внедрением СЭД TESSA занимаются 20 партнерских компаний в Российской Федерации и в странах бывшего СНГ.
Среди пользователей платформы TESSA крупные российские и международные компании, в т.ч. Банк ВТБ, ГК Агентство по страхованию вкладов, Госкорпорация Ростех, ГК ПИК, СК Альянс (РОСНО), ГК ДИКСИ, СМП Банк, Мособлбанк, Peugeot Citroen Rus, Международный аэропорт Толмачево (Холдинг Новапорт) и многие другие. На базе платформы TESSA реализован сервис СЭД Государственной Информационной Системы Промышленности (ГИСП) Минпромторга России.