Новое решение Directum RX для быстрой регистрации входящих из Outlook

Корреспонденция часто поступает в организацию в электронном виде. Например, в ответ на официальное письмо контрагент отправляет сообщение по электронной почте, приложив к нему комплект документов. На обработку и ввод данных в систему уходит много времени, ведь сотруднику нужно вручную выполнить целый ряд действий:

- создать в системе документ и перенести в него содержимое письма;
- занести вложения из письма в систему и заполнить реквизиты документов;
- настроить связи между документами.

Человеческие ошибки возникают на всех этапах, и тогда на обработку письма уходит еще больше времени.

Решение «Регистрация входящих документов из Outlook» значительно ускоряет процесс:

- сотрудник просматривает письмо, выбирает нужные вложения, после чего запускает их автоматическое занесение в систему;
- интеллектуальные сервисы Directum Ario распознают названия компаний, даты, суммы, которые затем заполняются в системе вместе с другими значимыми реквизитами;
- для удобства хранения документов система объединяет их в комплекты – пользователю достаточно выбрать основной документ и приложения;
- сотрудник проверяет полноту и корректность занесенных данных.

Панель регистрации доступна прямо в Outlook, а документы открываются в удобном редакторе, где одновременно отображается сам документ и заполненные системой реквизиты.

В результате:

- упрощается занесение вложений из электронной почты в систему;
- сохраняется привычный порядок работы делопроизводителей при внедрении интеллектуальных сервисов Directum Ario;
- сокращается время на передачу документов в дальнейшую работу.