Представляем вашему вниманию Систему бронирования офисных рабочих мест Office FlexiSpace

За последний год работа в офисах существенно изменилась – нынешние реалии заставляют руководителей компаний чаще задумываться о санитарно-эпидемиологической безопасности своих сотрудников и целесообразности арендной платы за неиспользуемые офисные пространства.

Для решения этих и других задач наша компания выпустила платформу для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора – Office FlexiSpace.

Система подходит для компаний, столкнувшихся с проблемой организации гибридной схемы работы сотрудников, организаций, вынужденных сократить квадратные метры занимаемых площадей и частично перейти на удаленную работу, а также для компаний с гибкими офисами и офисами ABW (Activity-based working – работа на основе активностей).

Наше решение позволяет сотрудникам компании быстро и легко забронировать себе рабочее место или переговорную комнату в офисе, соблюдая при этом требования по сохранению социальной дистанции.

ЧТО ДАЁТ ПЛАТФОРМА?

Office FlexiSpace для административных директоров:

Обеспечивайте безопасную среду (в том числе регулярную санитарную обработку помещений) и оптимизируйте офисные площади в целях снижения арендной платы. Получайте данные о фактической загрузке офиса, о «любимых» местах сотрудников (областях притяжения) и о техническом оснащении рабочих мест. Рассаживайте персонал в соответствии с рекомендациями Роспотребнадзора и воплотите в жизнь политику «чистых столов».

Office FlexiSpace для финансовых директоров:

Сокращайте расходы на арендную плату офисных пространств (в том числе парковок и переговорных комнат), а также на организацию и обслуживание рабочих мест. Исключите дополнительные расходы на различные приспособления (прозрачные перегородки, индикаторы соблюдения социальной дистанции между сотрудниками и т.д.).

Office FlexiSpace для HR:

Обеспечьте вовлеченность сотрудников при сложившейся эпидемиологической обстановке, предложив безопасный смешанный тип организации труда. Не отказывайтесь от выполнения стандартных HR-процедур, например, онбординга или наставничества. Сохраняйте офис, как место для совместной работы, проведения тренингов и семинаров, работы с твёрдыми копиями документов, развития социальных связей. Получайте статистику по сотрудникам, работающим в офисе и удалённо.

КАК РАБОТАЕТ ПЛАТФОРМА?

1.    Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль. Загрузите карту офиса/парковки в формате jpeg или png.
2.    Расставьте столы по схеме и заполните данные о доступной на каждом столе технике.
3.    Задайте ограничения по доступности столов для обеспечения рекомендаций Роспотребнадзора
4.    Сообщите сотрудникам о возможности бронирования рабочих/парковочных мест и переговорных комнат.

Получайте данные:
•    о заполненности офисных помещений на определенную дату или выбранный период
•    о том, кто присутствует в офисе сегодня
•    о том, кто и сколько раз был в офисе в течение определенного промежутка времени
•    о состоянии техники и инвентаря, необходимых для работы

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ПЛАТФОРМОЙ?

1.    Зайдите в рабочую область, используя логин и пароль
2.    Проверьте доступность рабочего места и необходимой техники
3.    Укажите цель и дату/период бронирования
4.    Забронируйте доступное рабочее место

Перемещайтесь по офису, используя удобный инструмент навигации. Получайте информацию о коллегах, находящихся сегодня в офисе. Забронируйте не только рабочее место, но и место на паркинге. Найдите свой «любимый» офисный стол и больше никому его не отдавайте.

ХАРАКТЕРИСТИКИ ПЛАТФОРМЫ

Удобно: SaaS-решение, развернутое в облаках Microsoft Azure, и доступное пользователям по подписке.

Быстро: платформа использует корпоративные каталоги пользователей Azure AD и Google Workspace для авторизации сотрудников.

Продуманно: в решение встроен чат-бот для Microsoft Teams, что облегчает управление бронированиями.

Безопасно: аутентификация выполняется в сервисах Microsoft/Google – Office FlexiSpace не имеет доступа к логинам и паролям пользователей.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ПЛАТФОРМЫ

1.    Управление списком офисов
2.    Конструктор планов этажей
3.    Разрешение и запрет бронирования рабочих мест
4.    Управление горизонтом бронирования
5.    Тепловая карта и отчеты по бронированиям
6.    Расчет плотности посадки по секторам
7.    Уведомление клининговых служб по окончании рабочего дня с указанием использовавшихся рабочих мест
8.    Офисные «плюшки» на планах этажей (пункты сбора различных отходов, кулеры для воды, массажные кресла, вендинговые аппараты, и т.д.)

Обновления Office FlexiSpace выходят раз в 1-2 недели и становятся доступны подписчикам сразу.

АКТУАЛЬНЫЙ РЕЛИЗ

В новой версии платформы также реализован следующий функционал:

•    более глубокая интеграция с Microsoft Teams – отображение статуса сотрудника и возможность инициировать создание чата в Teams непосредственно со схемы этажа
•    англоязычная версия приложения
•    создание QR-кодов столов для отмечания на рабочем месте с помощью мобильного приложения – для понимания фактического времени, когда сотрудник вышел на работу, а также опциональный механизм автоматической отмены бронирований, если сотрудник не зачекинился вовремя
•    система добавлена в официальный магазин приложений Microsoft AppSource

В следующем релизе появится много интересного, следите за новостями!