Заказчик СЭД ТЕЗИС поделился опытом на форуме «Внутренний и внешний электронный документооборот»

8 Ноября 2018
25-26 октября в Москве прошел девятый ежегодный форум «Внутренний и внешний электронный документооборот». Традиционно в нем участвуют руководители IT-подразделений и топ-менеджеры, ответственные за бухгалтерию, финансовые, кадровые и юридические вопросы. Для них форум — это возможность обсудить с коллегами вопросы выбора и внедрения СЭД, а также тенденции в области электронного документооборота. Упор на мероприятии был сделан на практическом опыте — за два дня представлено более 20 кейсов по автоматизации бизнес-процессов в компаниях из различных отраслей.
Директор юридического департамента ювелирной сети 585 Gold Владимир Арапов рассказал о внедрении СЭД ТЕЗИС по гибкой методологии Agile.
Эта методология подходит для сложных и масштабных проектов. Так, на момент внедрения в структуру 585 Gold входили 4 территориальные дирекции, 320 розничных магазинов и сеть ломбардов. Сейчас в СЭД работает более 200 пользователей. В ювелирной сети планировалось автоматизировать уникальные процессы согласования договоров, решить вопросы бюджетирования и организовать юридически значимый документооборот с контрагентами.
При работе по Agile первым делом необходимо сформулировать общие цели проекта. К примеру, ювелирная сеть 585 Gold стремилась сократить время согласования документов. Из глобальных целей вытекают более конкретные задачи. Например, автоматическое назначение маршрута согласования или создание мета-карточек для одновременного подписания нескольких однотипных договоров. Основное преимущество Agile состоит в том, что задачи проекта и очередность их выполнения можно пересмотреть уже во время разработки. Таким образом, если бизнес-процессы в компании изменятся после старта проекта, эти изменения все равно можно будет учесть.
Успех работы по Agile зависит от взаимодействия внутри команды. Важна вовлеченность специалистов заказчика на протяжении всего процесса разработки. Они постоянно находятся на связи с разработчиками, обсуждают ход проекта и промежуточные результаты. Такой подход полностью оправдывает себя — в итоге заказчик получает систему, которая полностью соответствует его задачам. Не окажется так, что каких-то нужных функций не будет, а какие-то наоборот не будут задействованы никогда.
«У нас с вендором сложилось полное взаимопонимание, и за счет этого проект вышел успешным. Нам удалось сократить трудозатраты на согласование и ввод договоров. Появилась система оповещений для контроля над исполнением задач, благодаря ей стало меньше просрочек. Автоматизирован процесс бюджетирования. Кроме того, команда «Хоулмонт» обучила наших разработчиков модификации СЭД ТЕЗИС. Так что мы можем развивать систему самостоятельно. В частности, после запуска в эксплуатацию мы уже автоматизировали юридически значимый документооборот и запустили в работу функцию сравнения документов», — рассказывает о результатах проекта Владимир Арапов.