2 месяца на автоматизацию делопроизводства. Опыт ПАО «Русполимет»

В первую очередь команда проекта должна была выстроить прозрачное делопроизводство и обеспечить:

- ускорение процессов согласования и утверждения документов;
- быстрый и точный поиск служебной документации;
- оперативное получение данных для принятия управленческих решений;
- контроль исполнения документов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- исключение потери информации.

Сейчас в DirectumRX работают все подразделения компании, всего автоматизировано 400 пользователей, им доступна работа через десктоп-, веб-клиент и мобильное приложение DIRECTUM Jazz. Восемь руководителей активно используют DIRECTUM Solo.

Эффект от внедрения ECM-системы не заставил себя ждать:

1. Согласование организационно-распорядительной документации теперь занимает 2-3 дня, независимо от количества согласующих.
2. Сотрудники стали более ответственно относиться к срокам рассмотрения документов на всех исполнительских уровнях.
3. Исчезла необходимость вести журналы регистрации документов в подразделениях.
4. Возросла доля электронных документов, сократилось потребление бумаги.
5. С помощью виджетов руководителю стало проще оценить нагрузку и исполнительскую дисциплину подчиненных.

Сократилось количество ненужных передвижений сотрудников по территории предприятия для подписания, согласования и передачи документов между подразделениями.

Риски потери документов сведены к минимуму. Стало меньше телефонных звонков, связанных с поиском документов, запросом информации по вынесенной резолюции и результатам исполнения выданных поручений.

В ближайших планах компании автоматизация договорной работы, процесса аккредитации контрагентов, интеграция с SAP S4/HANA, а также подключение сервисов обмена документами (Synerdocs/Диадок).

***
ПАО «РУСПОЛИМЕТ» – уникальный металлургический и металлообрабатывающий комплекс с полным производственным циклом. Основное направление – производство поковок и кольцевых заготовок для авиа- и ракетостроения, морского транспорта, энергетического и общего машиностроения, нефтяной и газовой промышленности.