Как организовать конференцию

22 Октября 2019

Организовывая мероприятия, площадкой для которых становятся большие конференц залы или маленькие «платформы», многие концентрируются на том, как именно их провести, на особенностях таких событий. При этом забывая об очень существенной детали – при подготовке к ивенту, pre-event стратегии. Но чтобы все было подготовлено идеальным образом, а результат удовлетворил обе стороны – и приглашенных, и хозяев – организацию бизнес мероприятий обязательно следует предварить стадией pre-event.

Продвигаемся

Для успеха любого мероприятия всегда важна его ценность: как для участников, так и для гостей. Как правило, основная продвиженческая задача перед специальным событием – привлечь максимальное количество посетителей. Но не только это главное. Очень важно в целом привлечь внимание к задуманному проекту. И в данном случае все средства прекрасны: те же прямые промо акции, рассылки по почте, PR и т. д. Главное, что рекламные подвижки должны осуществляться уже за два-три месяца до старта мероприятия – для оповещения аудитории. Но по мере того, как дата ивента становится все ближе, активность в данном направлении должна быть увеличена. Замечательно, если пиком pre-event-деятельности станут последние полмесяца-месяц до готовящегося мероприятия.

Поэтому чтобы убедиться в максимальной отдаче от аудитории, озаботьтесь проделыванием серьезной маркетинговой работы задолго до вашего ивента.

Вы можете считать, что вышеобозначенная деятельность –дело сугубо промоутеров. Однако, задумайтесь о следующем: почему нужно препоручать рекламу вашего бизнеса тем, кто может и не знать ни вас, ни тем более – вашей компании. Необходимо брать на себя ответственность за создание промо кампании для будущей аудитории и потенциальных клиентов. Поэтому, когда все будет готово к проведению мероприятия, присутствующие уже будут иметь позитивное впечатление о представляемой вами деятельности.

Инструменты

Важным делом при решении вопросов продвижения мероприятия является выбор специальных каналов и инструментов. В действительности их не так много, во всяком случае, тех, что непременно станут результативными. И наиболее очевиден из них вариант с прямой рекламой. О видах ее – далее.

Следующий инструмент, нацеленный на максимальный результат в деле продвижения ивента и способный этот результат предоставить – public relations (связи с общественностью). В данном случае все немного сложнее, поскольку для PR необходим несколько иной – более тонкий подход. Но во всяком случае, любое значимое мероприятие представляет собой информационный повод, и, безусловно, этим следует воспользоваться. Так, на сегодняшний день предварять ивент проведением пресс-конференции (как и проводить их после него – по итогам) стало необходимой данностью.

Касаемо различных нестандартных инструментов для продвижения: в данном случае компании-организатору следует проявить осторожность. Порой они могут стать гораздо эффективнее, нежели их традиционные аналоги. Но вернее всего окажутся бессмысленной тратой финансов. Помимо прочего, если все-таки нетривиальный инструмент выбран, сложно, а скорее, даже и невозможно, обойтись без профессиональной помощи.

Далее рассмотрим возможные продвиженческие каналы – (остановимся только на наиболее популярных):

• пресса – самый действенный (согласно той же практике), особенно, когда требуется продвинуть специальное мероприятие;

• TV и радио – здесь все сопряжено с некоторыми сложностями; при использовании данных каналов существенно увеличивается статья расходов, поэтому специалисты советуют обращаться к такому инструменту только тогда, когда это не расходится с масштабностью ивента;

• Интернет – безусловно, заслуживающий внимания канал, поскольку менее финансово затратен; однако, при умелом и разумном применении может обеспечить грандиозную результативность; чтобы максимально привлечь внимание, включите четкое, при этом краткое описание предстоящего события с непременным указанием на конкретные преимущества для посещения;

• рассылки по почте – также весьма действенный и пользующийся неслучайной популярностью канал; он помогает связаться именно с наиболее интересной организаторам мероприятия аудиторией. Актуальность темы вдохновит потенциальных гостей, как и добавление позитивных отзывов после уже имевших место ивентов.

Если это не первое ваше мероприятие, стоит также создать достойные внимания приглашения с включением в них отзывов предыдущих гостей.

Отметим, что промоактивность не должна терять своей силы в рre-event период, напротив – быть постоянной и не сходить на ноль.

Итоги

Таким образом, резюмируя и несколько дополняя, вышесказанное, отметим. Где бы не предстояло проводить мероприятие, и какого бы оно ни было масштаба – рассчитано ли на маленькие конференц залы либо пространства пообъемнее, без pre-event стратегии не обойтись: если поставлена цель – максимальная эффективность от встречи.

Поэтому:

• определив свою ЦА и конкретизировав для себя через какие именно платформы станете продвигать событие, обозначьте его хэштеги, сделайте их уникальными и используйте для всех социальных сетей;

• разработайте посвященный ивенту контент и постарайтесь разместить его посредством всех возможных ресурсов;

• чтобы привлечь максимум внимания к своему мероприятию, пользуйтесь визуальными материалами; важно разработать дизайн, отвечающий вашему брендбуку, определиться со стилем, который отвечал бы тематике ивента. Строго придерживайтесь стиля, это позволит поддерживать узнаваемость;

• продвижению мероприятия может поспособствовать проведение конкурса с призами. Для вручения последних запаситесь сувенирами, организуйте скидки или обеспечение билетами и т. д.

И, безусловно, продумайте заранее кейтеринг-программу. Эта составляющая мероприятия только добавит очередной плюс вашей деятельности в глазах приглашенных.

https://a-ces.com.ua