Как правильно выбрать конференц-зал

У вас запланирован семинар, тренинг или конференция? Хотите, чтобы все прошло на высшем уровне? Хорошо продумайте программу мероприятия, подсчитайте количество присутствующих и приступайте к поиску помещения! Аренда конференц-зала на 200 человек в Москве – не самая простая задача, к которой стоит подойти максимально ответственно. Ведь даже самое интересное и хорошо спланированное мероприятие могут испортить некомфортные условия.

Важные моменты, на которые стоит обратить при аренде конференц-зала:

• Месторасположение – конференц-зал должен находится в районе с хорошей транспортной доступностью. В идеале – в центре города. Если вы решите сэкономить и арендуете конференц-зал в спальном районе, куда проблематично добираться на общественном транспорте, количество желающих посетить ваше мероприятие уменьшится.

• Вместительность – каждый зал рассчитан на определенное количество человек. Для каждого выделено отдельное место. Кресла расположены с небольшой дистанцией друг от друга, чтобы все присутствующие чувствовали себя максимально комфортно. Бронируя зал, всегда стоит предусмотреть несколько дополнительных мест.

• Комфортабельность – шторы или жалюзи на окнах, кондиционер, наличие чистой туалетной комнаты, качество отопления в прохладное время года. Если конференция планируется с перерывами, стоит обратить внимание на расположение ближайшего кафе или столовой.

• Техническое оснащение – стоит уточнить, есть ли в зале микрофоны, wi-fi, проектор, интерактивная доска, дополнительные источники питания и т.д. Если вы планируете онлайн-трансляции, убедитесь, что в помещении высокоскоростной бесперебойный интернет. В некоторых конференц-залах не предусмотрена аренда оборудования и поиском необходимого оснащения придется заниматься самостоятельно.

• Наличие паркинга – если мероприятие рассчитано на большое количество людей, часть из них приедет на личном транспорте. Поэтому стоит убедиться, что поблизости есть достаточное количество парковочных мест.

При почасовой аренде зала стоит учитывать, что вам нужно подготовиться к мероприятию и спокойно завершить его. Если тренинг или конференция длится 3 часа, целесообразно арендовать помещение минимум на 5 часов.

Заниматься вопросом аренды конференц-зала следует заранее. Особенно, если мероприятие планируется в выходной день. В противном случае, придется выбирать дорогие или невостребованные помещения со слабым техническим оснащением.