Как выбрать систему управления гостиницей

3 Октября 2018
Программное обеспечение для управления гостиницей – это эффективный инструмент, набирающий популярность среди гостиниц среднего размера, небольших отелей, а также апартаментов. Программы для управления отелем позволяют автоматизировать многие процессы, например: онлайн-бронирование номеров, управление номерным фондом и ежедневную подготовку отчётов.

Современный IT-рынок предлагает множество программных продуктов, предлагающих разные варианты автоматизации для гостиниц и отелей, но далеко не каждый из них заслуживает внимания. Возникают вопросы: «Как выбрать правильную систему? На какие модули и их функции имеет смысл посмотреть в первую очередь? Какие базовые функции у неё должны быть?». В этой статье мы попробуем ответить на эти вопросы. Начнём с последнего вопроса.

Базовые функции программы для управления отелями и гостиницами Программное обеспечение для управления отелями и гостиницами должно включать набор базовых функций для автоматизации работы основных бизнес-процессов. Приведём приблизительный список:

* совершение операций фронт-офиса;

* хранение истории гостей;

* постановка гостей на миграционный учёт (отчёты в МВД);

* мобильная поддержка;

* проведение транзакций;

* актуализация цен;

* онлайн-касса.

Каждый из этих процессов по отдельности не выглядит сложным или требующим много времени для завершения. Однако если просуммировать затрачиваемое время по всем процессам, то окажется, что это существенное количество человеко-дней в год. При таких подсчётах имеет смысл учитывать не только время, которое тратит управляющий гостиницей, но и время, затрачиваемое персоналом на исправление ошибок при ручной обработке данных в этих процессах.

Частью базового функционала является наличие центра бронирования или менеджер каналов, который обеспечивает выполнение операций, связанных с бронированием мест и размещением гостей в отеле. Некоторые системы управления объектами недвижимости поддерживают функцию групповых заказов (бронирование нескольких номеров).

Модуль ресепшн в информационных системах управления недвижимостью (PMS)

Операции ресепшена включают выполнение действий, необходимых для быстрого размещения и гостей в отеле. Этот модуль выполняет следующие функции:

* регистрация посетителей;

* распределение номеров;

* оформление заказов;

* сбор информации о гостях;

* учёт расходов. В хорошей информационной системе управления недвижимостью особое внимание уделяется инструментам, отвечающим за аналитику. Имеет смысл ознакомиться со списком тех отчётов, которые доступны в системе, а также посмотреть, какие из них могут оказаться полезными уже в первый день использования.

Качественные автоматизированные системы для гостиниц снабжены функцией управления профилями, которые позволяют сохранять дополнительную информацию о постояльцах. Используя дополнительные данные из профиля, можно организовать рассылку, например, специальных предложений. Такие рассылки на электронную почту (или в виде SMS-уведомлений) с указанием специальных предложений для клиентов повышают вероятность того, что гости повторно посетят гостиницу. Критическим требованием к современным системам управления объектами недвижимости является их расположение в облаке, что, с одной стороны, обеспечивает безопасность, а с другой – решается вопрос обновления программной и аппаратной части системы. Данные в облаке зашифрованы, а доступ осуществляется в соответствии с заданными привилегиями различным группам пользователей. Профили пользователей системы могут быть различных типов: с ограниченным или полным правом доступа. Администратор гостиницы может устанавливать ограничение на редактирование, удаление и добавление некоторых данных.

Программа для гостиниц Fidelio

Современный рынок IT-товаров и услуг предлагает множество автоматизированных программ, обеспечивающих управление гостиницей или отелем. Обилие предложений значительно усложняет выбор системы для гостиничного бизнеса.

Например, рассмотрим одну из распространённых программу для гостиниц Fidelio, которая, с одной стороны, имеет некий базовый функционал, но не имеет, например, менеджера каналов или онлайн-кассы. Эта система также не может автоматизировать постановку на миграционный учёт тех постояльцев, которым это требуется по закону.

Поскольку эту систему разрабатывали давно, то она использует устаревшую архитектуру, которая требует установки на персональный компьютер. Возникает вопрос обновлений, а именно: каким образом не потерять свои данные при скачивании новой версии? Как избавиться от необходимости скачивать каждый раз новую версию, когда вышло, например, обновление операционной системы и старая версия работает некорректно?

Разработчики программы для гостиниц Fidelio утверждают, что широкий функционал данной системы можно настроить под любые потребности гостиницы. Как правило, для подобной настройки приходится привлекать внешних консультантов, стоимость которых имеет смысл учитывать при расчёте такого параметра, как общая стоимость владения (TOC – total cost of ownership). Есть класс современных информационных систем по управлению гостиницами (PMS), которые лишены большинства из недостатков когда-то популярных, но безнадёжно устаревших продуктов типа Fidelio. Видным представителем этого класса является программа OTELMS, которая специально разрабатывалась для автоматизации небольших отелей и гостиниц среднего размера. Система находится в облаке, имеет менеджер каналов и модуль бронирования для сайтов. С точки зрения общей стоимости владения система OTELMS имеет цену в 2 раза более низкую по сравнению с конкурентами (за сопоставимый набор функционала). Также система имеет ряд дополнительных опций: сдача отчётов в МВД (постановка граждан на миграционный учёт) и онлайн-касса.
OtelMS
OtelMS