Продуманная система автоматизации, помогающая лучше управлять гостиницей

Приступив к созданию системы управления гостиницей, разработчики OTELMS хотели не просто написать автоматизированную систему, а создать новый отраслевой стандарт в сфере ПО для гостиниц. Ещё одной важной целью проекта была разработка такого продукта, который отличался бы хорошим юзабилити, высокими показателями надёжности и производительности.

При создании платформы OTELMS разработчики ориентировались на максимальное сокращение шагов, необходимых для совершения операций. В процессе этой работы успешно была решена задача по сокращению лишних кликов при использовании приложения. Такой подход к разработке ПО оправдан единственной причиной – необходимостью снизить вероятность ошибок, возникающих при администрировании отеля под влиянием «человеческого фактора».

Чем меньше стрессовых ситуаций сосредоточено вокруг административных процессов, тем больше посетителей замечают слаженную работу отеля или гостиницы. Для создания подобного имиджа применяются определённые методики, направленные на гармоничное развитие всех модулей программного обеспечения в составе единой платформы.

Система управления гостиницей

Существует несколько передовых разработок, с помощью которых можно создать ощущение целостности всех процессов, составляющих интернет-менеджмент отеля:

1. Изменение порядка запросов.

2. Интеллектуальное хранение данных.

3. Офлайн-создание резервных копий.

Изменение порядка запросов представляет собой интересную технологию, помогающую сотрудникам гостиниц облегчить работу по размещению и приёму гостей. При заселении клиентов в номер администратор всегда проверяет наличие свободных мест. Старые системы управления гостиницами (PMS) направлены на следующую очередность действий:

* ввод имени гостя в поисковую строку;

* обнаружение свободных мест после введения поискового запроса.

Подобная последовательность не имеет никакого практического смысла: введение личных данных клиента логично осуществлять после изучения основных тарифов в гостинице, а

не наоборот. В программном обеспечении OTELMS представлена новая структура этого запроса: захват имени гостя теперь является последним действием в цепи поисковых операций. Исследование пожеланий клиента занимает первое место в процессе бронирования, а далее следует объявление информации о доступных тарифах в гостинице. Подобное изменение регламента значительно упрощает управление гостиницей или отелем.

Интеллектуальное хранение данных

Интеллектуальное хранение данных – ещё одна разработка, применённая при создании автоматизированной системы OTELMS. Изначальная идея разработчиков освободить систему от избыточной информации была реализована с помощью новой архитектуры для хранения данных в базе. Формы, используемые для ввода информации, претерпели изменения – значительное количество обязательных полей в бланках было сокращено.

В новой версии программы также решён вопрос, связанный со случайным дублированием информации, которое может мешать работе пользователя. В базе данных реализована функция «приоритетных данных»: вся информация автоматически разделяется на элементы, которые критичны для функционирования системы, и второстепенные, обладающие меньшим влиянием. Подобная инновация, применённая в автоматизации гостиницы, помогает более точно документировать отношения между отелем и отдельными посетителями. Программа OTELMS представляет сотрудникам чёткое разделение посетителей на «гостей» и «клиентов». Такой подход значительно экономит ресурсы, позволяя сотрудникам не фиксировать лишние данные о гостях, которые разово воспользовались услугами отеля (т. е. они «гости», а те, кто останавливается постоянно, – «клиенты»). Для «клиентов» реализована дополнительная бизнес-логика, которая фиксирует их предпочтения, что позволяет предоставлять «клиентам» более высокий уровень сервиса.

Интернет-менеджмент отеля

Третья часть инноваций в платформе OTELMS касается хранения резервных данных. Не секрет, что многие гостиницы, отели и другие структуры для размещения гостей расположены в отдалённых районах с нестабильным интернет-подключением. В этом случае возникает вопрос: каким образом обеспечивать интернет-менеджмент отеля при плохой связи или отсутствии таковой?

Стандартные программы для гостиниц полностью зависят от качества интернет-канала, а передовая система OTELMS предлагает владельцам отелей обойти ограничение онлайн-формата. Автоматизированная система OTELMS включает облачное хранилище, где содержится основная информация о гостиничных бизнес-операциях. Этот персональный раздел зашифрован и доступен только руководителю организации – управляющему гостиницей или владельцу.

При отключении интернета формы бланков печатаются и заполняются вручную. При восстановлении доступа в интернет недостающие данные могут быть загружены в систему с помощью импортирования офлайн-файла. Подобная инновация, предусмотренная в системе OTELMS, исключает внезапную утерю важных данных гостиницы, а также позволяет поддерживать согласованность и полноту данных.