Внедрение системы управления строительными проектами в Госстрое Республики Башкортостан

Государственный комитет Республики Башкортостан по строительству и архитектуре является республиканским органом исполнительной власти. Комитет отвечает за реализацию адресной инвестиционной программы по вопросам капитального строительства социальных объектов и сетей инженерных коммуникаций.

В связи со значительным ростом числа и сложности выполняемых проектов руководством Республики было принято решение о внедрении в Госстрое РБ информационной системы управления проектами ADVANTA. Внедрение ИСУП должно было помочь на самом сложном направлении – обеспечить деятельность ГКУ Управление капитального строительства Республики Башкортостан.

Цели проекта

Создание единого коммуникационного портала в целях организации планирования и реализации проектов капитального строительства и реконструкции социальных объектов и сетей инженерных коммуникаций
Оптимизация процессов реализации проектов капитального строительства на базе информационной системы управления проектами

Задачи 1-го этапа

Настроить контур управления проектами (объектами строительства) и договорами
Внедрить регулярные процессы по актуализации данных о ходе реализации проектов
Обеспечить прозрачность всего пула реализуемых проектов
Обучить специалистов и пользователей настройке и работе в системе

Результаты 1-го этапа

На базе платформы ADVANTA создана система управления строительными проектами объектов социального назначения.
Сформирован реестр строительства социальных объектов.
Проекты структурированы в системе по направлениям и типам объектов.
Сформированы шаблоны проектов и блоков работ.
Созданы формы запроса информации о статусе проектов.
Полученные результаты подтвердили правильность решения о внедрении ИСУП и показали необходимость реформирования системы управления путем внедрения методологии проектного управления.

Центр компетенций переместился в ГКУ УКС РБ, и работа закипела с новой силой. В ИСУП был создан необходимый функционал для поддержки системного управления проектами. Утверждено временное положение о проектной деятельности. Реализованы пилотные проекты с отработкой процессов проектного управления.

Итогом 2-го этапа внедрения, теперь уже методологии проектного управления, поддерживаемой ИСУП, стало участие во Всероссийском конкурсе «Проектный Олимп-2018». В основной номинации ГКУ УКС РБ заняло третье место.

Результаты 2-го этапа

Скорректирован шаблон запускаемых проектов в сторону разделения задач на два уровня.
Создана двухуровневая система контрольных точек.
Сформирован шаблон проектов строительства инженерных коммуникаций.
Система отчетности стала отражать потребности разных групп потребителей информации
Разработан функционал для проведения совещаний и ведения протоколов.
Создан функционал для постановки и контроля поручений.

Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«По результатам реализации 2-го этапа можно уверенно говорить, что:
- произошло сокращение числа проектов, превысивших базовый срок реализации на 20% (было 46, стало 38 проектов);
- произошло сокращение числа проектов, превысивших первоначальный бюджет на 30% (было 28, стало19 проектов);
- сократилось время принятия решений по проблемам, эскалируемым на уровень куратора проекта на 50% (в среднем, было 14 дней, стало 7 дней).

Оценка системы управления проектной деятельностью (СУПД) ГКУ УКС РБ асессорами и их предложения по дальнейшему совершенствованию, по сути, запустили следующий этап развития.

Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«В 2019 году мы провели мониторинг развития системы в учреждении и приняли план мероприятий по дальнейшему развитию. Было разработано и утверждено новое положение по СУПД, утверждено новое положение по управлению рисками, переосмыслены базовые понятия о проектах и портфелях проектов. Госстрой РБ активно подключился к этой работе и взял на себя решение вопросов стратегического уровня управления. Для оценки масштаба деятельности ГКУ УКС РБ приведу динамику роста числа реализуемых проектов:
2016 год – 135 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2 629,1 млн руб.
2017 год – 104 объекта проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 2594,9 млн руб.
2018 год – 149 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 6056,1 млн руб.
2019 год – 226 объектов проектирования и строительства с общим объемом финансирования в сумме 12635,8 млн руб.».

Промежуточные результаты 3-го этапа:

Создан функционал по работе с решениями Экспертного совета Правительства РБ.
Создан функционал по управлению рисками проектов.
В методологию введено понятие – мультипроект и составляющие его монопроекты, скорректирована структура задач монопроектов.
Подготовлен функционал для работы с подрядчиками и поставщиками проектов в ИСУП.

Павел Лазаренко, руководитель проекта внедрения компании «Адванта Консалинг»:
«У государственных организаций, координирующих подрядчиков в части реализации федеральных и республиканских инвестиционных программ есть две главные задачи – получать актуальную информацию по текущим проектам в реальном времени и стремиться максимально эффективно освоить выделенное финансирование.
В рамках внедрения в Госстрой РБ ADVANTA настраивалась специально под эти задачи, для чего были сформированы необходимые отчеты и загружены пилотные проекты в систему. Дальнейшее освоение и развитие системы осуществлялось силами заказчика при поддержке команды проекта внедрения со стороны «Адванта Консалтинг». В процессе удаленной поддержки был закрыт ряд дополнительных важных вопросов. Я не сомневаюсь в успехе полномасштабного внедрения системы в Госстрой РБ и хочу пожелать достижения поставленных стратегических целей в полном объеме».

На настоящий момент в ИСУП работают:
Госстрой РБ – 25 сотрудников
ГКУ УКС РБ – 85 сотрудников

Марсель Султанов, заведующий сектором – Офис управления проектами, Госстрой РБ:
«Участвуя во внедрении ИСУП с самого начала, с уверенностью могу сказать, что система оправдала мои ожидания на 120%. Почему 120%? Потому что многие решения по организации процессов управления пришли к нам уже на стадии фактического использования ИСУП. Помог опыт компании «Адванта Консалтинг», собранный от многочисленных клиентов.
На начальной стадии внедрения для большинства моих коллег ИСУП выполняла функции учета и отчетности. Сегодня же это сложный, многоплановый информационный, коммуникационный портал, позволяющий руководству ставить перед сотрудниками задачи и своевременно получать информацию об их выполнении.
Грядущая информатизация строительной отрасли дает повод уверенно говорить, что мы сделали правильный выбор, а ИСУП станет тем стержнем, вокруг которого мы соберем множество других решений».