ООО «Международный центр мониторинга» внедрил электронный архив «ЭТЛАС» в формате SaaS

ООО «Международный центр мониторинга» успешно внедрил систему электронного архива «ЭТЛАС» с дополнительным модулем «ВЕБ-ДОСТУП» по модели SaaS. Это решение позволило компании оптимизировать процессы хранения и управления документами, повысить эффективность работы и обеспечить надежную защиту данных.
О компании «Международный центр мониторинга»
ООО «Международный центр мониторинга» — ведущая российская компания, специализирующаяся на аналитике и мониторинге различных процессов. Деятельность организации требует оперативного и надежного хранения большого объема документов, что обусловило необходимость внедрения современной системы электронного архива.
Выбор системы «ЭТЛАС»
При выборе системы электронного архива руководство «Международного центра мониторинга» ориентировалось на несколько ключевых критериев:
•    Надежность и безопасность хранения данных: важно было обеспечить высокий уровень защиты информации от несанкционированного доступа и потери данных.
•    Удобство использования: интуитивно понятный интерфейс и простота в освоении для сотрудников.
•    Гибкость и масштабируемость: возможность адаптации системы под специфические потребности компании и ее дальнейший рост.
•    Интеграция с существующими ИТ-системами: бесшовное взаимодействие с уже используемыми в компании программными продуктами.
Система «ЭТЛАС» полностью соответствовала всем указанным требованиям, что и предопределило ее выбор.
Преимущества модели SaaS
Решение о внедрении «ЭТЛАС» по модели SaaS (Software as a Service) принесло компании ряд значительных преимуществ:
•    Снижение затрат на ИТ-инфраструктуру: отсутствие необходимости приобретения и обслуживания собственного серверного оборудования.
•    Постоянная доступность: доступ к системе обеспечивается круглосуточно из любой точки мира при наличии интернет-соединения.
•    Автоматические обновления: все обновления и улучшения системы проводятся без участия заказчика, что гарантирует использование актуальной версии продукта.
•    Высокий уровень безопасности: данные хранятся в защищенном дата-центре, что обеспечивает их сохранность и конфиденциальность.
Функциональные возможности «ЭТЛАС» с модулем «ВЕБ-ДОСТУП»
Внедренная система предоставляет широкий спектр возможностей для оптимизации работы с документами:
•    Централизованное хранение документов: все файлы хранятся в едином репозитории, что упрощает их поиск и управление.
•    Разграничение прав доступа: гибкая настройка прав позволяет контролировать, кто и к каким документам имеет доступ.
•    Поиск по содержимому и атрибутам: интеллектуальный поиск обеспечивает быстрое нахождение необходимой информации.
•    Учет версий документов: система сохраняет историю изменений, позволяя отслеживать и при необходимости восстанавливать предыдущие версии.
•    Поддержка электронной цифровой подписи (ЭЦП): обеспечивает юридическую значимость электронных документов и подтверждает их подлинность.
Процесс внедрения и настройка системы
Внедрение системы «ЭТЛАС» было организовано следующим образом:
1.    Аренда сервера в дата-центре: специалисты «Этлас-Софт» выбрали надежный дата-центр для размещения сервера, обеспечивающего работу системы.
2.    Развертывание системы: на арендованном сервере была установлена и настроена система «ЭТЛАС» с учетом специфики работы «Международного центра мониторинга».
3.    Обеспечение доступа 24/7: сотрудники компании получили круглосуточный доступ к системе через веб-интерфейс, что особенно важно для оперативной работы.
4.    Мониторинг и поддержка: команда «Этлас-Софт» осуществляет постоянный мониторинг работоспособности системы, регулярное резервное копирование данных и оперативно реагирует на обращения пользователей.
Результаты внедрения
После внедрения системы «ЭТЛАС» компания «Международный центр мониторинга» отметила ряд положительных изменений:
•    Ускорение процессов обработки документов: время на поиск и согласование документов значительно сократилось.
•    Повышение прозрачности и контроля: руководство получило инструменты для мониторинга состояния документов и контроля исполнения задач.
•    Снижение рисков потери данных: регулярное резервное копирование и надежная защита данных минимизировали риски утраты информации.
•    Улучшение взаимодействия между подразделениями: единая система хранения и управления документами способствовала более слаженной работе различных отделов компании.