Внедрение кадрового электронного документооборота в сети AB Restaurants (abr): 25 юридических лиц, 2 000 сотрудников и полная централизация

Крупнейший ресторанный холдинг Казахстана AB Restaurants (abr) и IT-компания «Docrobot Центральная Азия» завершили проект по миграции кадрового электронного документооборота (КЭДО) на платформу Docrobot. Проект объединил 25 юридических лиц и около 2 000 сотрудников в единый цифровой контур. Результат: скорость обработки кадровых документов выросла более чем в 5 раз, а время на оформление трудового договора сократилось с часов до минут.

О компаниях

AB Restaurants (abr) – крупнейший ресторанный холдинг Казахстана, основанный в 2007 году. Более 50 ресторанов, 17 ресторанных концепций, около 2 000 сотрудников, 7 миллионов гостей в год. Бренды: Del Papa, «Дареджани», AUYL, SPIROS, cafe Alma, Astra Grand Cafe, CANTEEN, PALOMAR, Ami, Aroma, JINAU, Broadway Burger, Кафе «Афиша», Cafeteria, «Огонек», Luckee Yu, COCO, RAW. Развивает IT-направление ABR Tech и мобильное приложение abr+.

«Docrobot Центральная Азия» – IT-компания, разработчик SaaS-сервисов для бизнеса, резидент Astana Hub. Специализируется на кадровом электронном документообороте (КЭДО), электронном обмене данными (EDI), юридически значимом документообороте (ЮЗД) и классическом ЭДО.

Сегодня решения Docrobot используют более 5 000 компаний. Среди них крупнейшие розничные сети, маркетплейсы, дистрибьюторы и производители: Metro, «Биосфера», «Детский мир», «Золотое Яблоко», Arbuz.kz, Galmart, Small, Toimart, Europharma, «Анвар», Dina, My Mart, а также Amway, Sandyq Group, «Сәтті Жұлдыз», «Курочка Ряба», «Адал Сүт», Aviata, Ticketon и многие другие.

Почему abr выбрали Docrobot

Ранее компания уже отказалась от бумажных кадровых документов в пользу электронных, однако в abr столкнулись с ограничениями: не хватало глубины интеграции, HR приходилось переключаться между учетной системой и платформой. Сложные сценарии (отпуска по уходу за ребенком, кадровые переводы с изменением зарплаты) автоматизировались не полностью.

«Мы выбирали провайдера, который сможет автоматизировать все наши процессы, а не только подписание документов. Нам было важно, чтобы HR работал в привычной 1С без переключения», – комментирует Олеся Касымова, Director of Operational Audit and Internal Control AB Restaurants.

Была выстроена логика 8 ключевых HR-сценариев, которые сегодня работают в едином цифровом контуре:
1.    Прием на работу
2.    Увольнение по собственному желанию
3.    Трудовой отпуск
4.    Отпуск по уходу за ребенком до 1 года
5.    Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет
6.    Кадровый перевод
7.    Кадровый перевод с изменением заработной платы
8.    Отпуск без сохранения оплаты

Индивидуальные решения от Docrobot

Команда Docrobot реализовала несколько ключевых функций, которых ранее не было в электронной кадровой системе abr:
1.    Остатки отпусков в личном кабинете КЭДО – каждый сотрудник видит свои дни онлайн, без звонков HR-у.
2.    Массовое подписание документов через eGov Mobile – не нужно подписывать каждый лист по отдельности.
3.    Пакетная отправка документов при трудоустройстве – вместо нескольких бумаг приходит один смарт-документ.
4.    Единое окно для работы с несколькими юрлицами – и кадровик, и сотрудник видят все свои перемещения между ресторанами холдинга в одной системе.
5.    Несколько должностей в одном личном кабинете – если сотрудник работает на полставки в двух ресторанах, все отражается корректно.
6.    Расширенная интеграция с Enbek – теперь через систему проходят не только приемы, но и дополнительные соглашения, увольнения и другие кадровые изменения.

Цифровые документы из eGov в личном кабинете сотрудника

Команда Docrobot реализовала интеграцию с сервисом «Цифровые документы» электронного правительства Республики Казахстан. Платформа поддерживает более 30 типов документов. Сотрудники могут запрашивать через Docrobot КЭДО такие документы, как удостоверение личности, диплом об образовании, удостоверение о многодетной семье, студенческий билет, пенсионное удостоверение и другие.

Запрос выполняется через мобильное приложение или веб-версию и подтверждается SMS-кодом. Документ появляется в системе в двух форматах: скан-копия для просмотра и структурированные данные, которые автоматически заполняют профиль сотрудника. HR-специалисты получают актуальные данные без ручного ввода и ошибок, а безопасность обеспечивается подтверждением каждого запроса через SMS.

Уникальное предложение Docrobot: глубокая интеграция, которой нет у других

Ключевая сложность проекта – масштаб. Холдинг с 25 юрлицами, каждое со своими кадровыми процессами. При этом все они должны быть унифицированы и управляемы как единое целое. Помимо этого, в HoReCa довольно высокая текучка (около 80% штата – сменный персонал), а сотрудники могут часто перемещаться между ресторанами. Сегодня официант может работать в Cafeteria, завтра он в Del Papa. Сейчас перевод между юрлицами бесшовный, без выхода из 1С.

«С одной стороны, сеть единая. С другой – внутри нее 25 юрлиц, и процессы должны быть стандартизированы, но при этом управляемы в масштабе. Это требовало глубокой кастомизации и интеграции с существующей инфраструктурой», – поясняет Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия».

Уникальность Docrobot: HR специалисты и бухгалтерия abr продолжают работать в своей привычной 1С:ЗУП. Все кадровые документы формируются и отправляются в Enbek прямо из 1С, с возможностью предпросмотра и редактирования. Никто не переключается между системами, не дублирует данные, не боится расхождений. А сотрудники могут подписать документ даже через мобильное приложение Docrobot HR.

Как убедить 2 000 сотрудников

Выдать ЭЦП каждому из 2 000 человек, организовать обучение и техническую поддержку – задача не из легких. Люди привыкли к старой системе и скептичны к новому. Одним из ключевых вызовов стало выстроить техническую поддержку таким образом, чтобы сотрудники в HoReCa всегда получали оперативный ответ, поскольку этот сегмент работает 7 дней в неделю, без выходных и праздников.

«Пошаговые инструкции и поддержка от специалистов Docrobot сделали переход для нас комфортным. Система на данный момент обрабатывает тысячи документов ежемесячно», – комментирует Олеся Касымова.

Сегодня большинство сотрудников abr подписывают документы через eGov Mobile – прямо с телефона, не отрываясь от работы.

Преимущества для HR:
•    Скорость обработки кадровых документов выросла более чем в 5 раз
•    Время на подписание трудового договора – с часов до минут
•    Прозрачный контроль статусов документов: заявление не потеряется, согласование не зависнет
•    Больше времени для стратегических задач

Экономия – миллионы тенге в год. Это и предотвращенные штрафы, снижение операционных рисков и рост лояльности сотрудников.
«Сотрудники видят, что компания современная и ценит их время. Оформить отпуск или заявление прямо со смартфона, без потери драгоценного времени – это меняет отношение к работодателю и повышает вовлеченность», – подчеркивают в abr.

Готовность к масштабированию

Система КЭДО изначально создана с расчетом на рост:
•    Подключение новых ресторанов
•    Масштабирование на новые юрлица
•    Тиражирование процессов без доработок
Этот кейс доказывает: даже в сложной, распределенной HoReCa-структуре можно выстроить прозрачные и управляемые процессы, если в основе лежит правильная цифровая архитектура.

«Проект с abr – отличный пример того, как КЭДО решает реальные проблемы бизнеса. Большое количество юридических лиц, почти 2 000 человек, 17 ресторанных концепций. Любая задержка в кадровых процессах здесь оборачивается системным сбоем. Мы сделали систему, которая не требует от HR ов становиться IT специалистами. Все работает в связке с их привычной 1С, сотрудники подписывают документы через eGov Mobile или наше приложение. И самое главное – они довольны», – резюмирует Тимур Марусяк, исполнительный директор «Docrobot Центральная Азия».