Дистанционные работники: оформление и обязательные платежи

В 2020-ом году бизнесмены осознали: необязательно привязывать сотрудника к офису, чтобы он выполнял свою работу. Так началась новая эпоха в сфере найма, при которой целые профессии стали переводиться на «удаленку». Среди них оказались дизайнеры, бухгалтера, юристы, инженеры и многие другие специалисты. Но для многих компаний вопросы оформления удаленных сотрудников и платежей в бюджет остаются открытыми. Давайте постараемся расставить все точки над «i».

Начните с определения статуса работника

С точки зрения русского языка, разница между удаленным и дистанционным сотрудником незначительна. А вот с позиции закона – это два совершенно разных статуса. Отличаются они по целому ряду параметров:

•    Удаленный сотрудник – человек, с которым заключен обычный трудовой договор, а основанием для работы на дому служит приказ руководителя компании. Дистанционный – это человек, который ни разу не был в офисе и все отношения с ним строятся только через Интернет. При этом заключается электронный трудовой договор.

•    Для удаленного работника точно определяется место его труда – обычно по домашнему адресу, дистанционный сотрудник нигде не закреплен и имеет право работать из любой точки мира.

•    Удаленщик – часть компании, для которой работодатель обязан создать рабочее место. Так, может предлагаться два варианта: предоставление оборудования – ноутбука, роутера, телефона или амортизационные выплаты – оплата расходов на интернет и телефонию, выплата стоимости компьютера в течение 4-5 лет. Дистанционный сотрудник не имеет таких привилегий и создает рабочее место сам.

При переводе сотрудников на удаленную работу в приказе можно закрепить должностные обязанности, график труда и KPI. Например, может быть указано рабочее время с 9 до 18 или конкретный результат работы за месяц. Поэтому для большинства собственников наиболее комфортным становится перевод сотрудников из офиса на дом. Тем более, этот вариант не подразумевает дополнительных трудностей с двойным налогообложением, резидентством в другой стране и так далее.

Какой налог за сотрудника на удаленке надо платить?

Где бы не трудился ваш работник – дома, в офисе или на Бали, неизменным обязательством работодателя остается уплата НДФЛ. Для налоговых резидентов РФ эта сумма составляет 13% от всех видов дохода – оклада, премии, бонусов.

Обязательные страховые взносы

Они уплачиваются точно также, как на обычного сотрудника, и включают в себя пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносы на травматизм. Обратите внимание, что получение сотрудником бытовой травмы дома, в рабочее время также обязано покрываться страховкой. Поэтому исключений здесь нет.

Подводные камни удаленной работы

Практика 2020 года показала, что многие люди дома трудятся ничуть не хуже, чем в офисе. Но периодически случаются и неприятные ситуации. Например, дистанционный сотрудник может «пропасть» и длительно не выходить на связь, а удаленщик – испортить оборудование, выданное нанимателем. Поэтому важно зафиксировать свои интересы документально:

•    Установите рабочее время или KPI. В таком случае «пропажа» станет административным нарушением, за которое вы имеете право лишить работника премии, уволить по статье или даже потребовать компенсацию через суд.

•    Фиксируйте рабочее место и уточняйте региональные требования. Так, если вы находитесь в Москве, а работник в Сочи, то от вас может потребоваться создание ОП в соответствующем регионе и уплата страховых взносов по месту проживания работника.

•    Оформляйте акт передачи оборудования – это гарантирует его сохранность, поскольку за нее будет отвечать сотрудник.

Удаленная работа стала новой реальностью. Сотрудники Налоговой консультации «ГАРАНТИЯ» помогут вам грамотно оформить документооборот в ее условиях.