«Адванта» позволяет более эффективно управлять проектами электрообогрева, электроснабжения и теплоизоляции

«Теплолюкс-Тюмень» – одна из крупнейших инжиниринговых компаний Западно-Сибирского региона, целью которой является продвижение российских кабельных систем электрообогрева.

Уже более 15 лет «Теплолюкс-Тюмень» работает с ведущими компаниями нефтегазового комплекса и крупными проектными институтами, осуществляя полный цикл инжиниринговых услуг – от проектирования и поставки до монтажа и обслуживания объектов.

Теплолюкс-Тюмень  в цифрах
•    Более 7000 км греющего кабеля смонтированы и успешно функционируют на территории Тюменской области, ХМАО, ЯНАО и др.
•    722 сотрудника, из них 502 – рабочие универсальных монтажных бригад
•    2,5 га складских помещений (Тюмень, Москва, Сургут, Нефтеюганск)
•    Более 200 выполненных проектов «под ключ» (80% - на постоянном обслуживании)
•    Более 1000 завершенных проектов

Основные направления деятельности компании – проектирование, монтаж и обслуживание систем электрообогрева, теплоизоляции, электроснабжения, АСУ ТП и антикоррозийной защиты.
В 2013 году в компании одновременно велось до 10 крупных проектов. Они были разбиты на стадии, которые курировали разные сотрудники.

Каждый из отделов компании «жил своей жизнью», используя собственные инструменты планирования проектов и ресурсов, что затрудняло общую обработку данных. В определенный момент руководство компании приняло решение о внедрении единого инструмента для ведения проектов – информационной системы управления проектами «Адванта».  

Цель
•    Повышение эффективности управления проектами и расширение портфеля проектов за счет ускорения процесса согласования и внедрения контроля поручений
Задачи
•    Ускорить процесс согласования документов между руководителями подразделений и генеральным директором.
•    Обеспечить оперативный документооборот.
•    Снизить время на подготовку отчетности.
•    Улучшить коммуникации между подразделениями компании и обеспечить контроль исполнения поручений.

Результаты

•    На базе платформы «Адванта» внедрена система управления инжиниринговыми проектами.
•    Внедрен электронный документооборот, ведется учет корреспонденции.
•    В системе осуществляется контроль поручений, календарное планирование, контроль проектов.
•    Налажены внутрипроектные коммуникации.
•    Внедрен контур управления человеческими ресурсами.
•    Визуализирована структуры бизнеса, ведется единая база контрагентов, паспорт каждой сделки.
•    Ведется учет используемых в проектах материалов.
•    Руководство компании получило удобный инструмент отчетности: в любой момент можно отследить, на каком этапе реализации находится проект и степень загруженности персонала.
•    Возможность руководства из любой точки мира участвовать в проектах и контролировать поставленные задачи.

Оганнес Ходкарян, руководитель направления, «Теплолюкс-Тюмень»: «Полтора года убеждал руководство и других сотрудников нашей компании в необходимости внедрения системы проектного управления. В 2013 году приняли решение внедрять. Начали с небольшого функционала, стали постепенно осваивать систему, расширять знания, более эффективно работать и на сегодняшний день добились хороших результатов. Всем сотрудникам стало удобнее и проще согласовывать документы между отделами, руководителями направлений и главой компании. Раньше были очереди у генерального директора для согласования той или иной задачи или вопроса. А теперь он вообще не привязан к рабочему месту, оперативно согласовывает все необходимые документы, делегирует задачи, контролирует исполнение. Ускорился процесс принятия решений в любой сфере и документооборот. Все проектные команды свободно коммуницируют между собой через дискуссии и согласования. В системе всегда можно отследить статус выполнения задач и текущую загрузку ресурсов. Также в нашем проектном бизнесе отлично помогает планирование проектов и оперативная подготовка отчетности».

Факты о системе:
•    В системе отслеживается проектных работ более 50, строительно-монтажных работ более 40, производственных задач для цеха сборки более 50;
•    Ежедневные задачи по всем отделам составляет более 50:
•    Ежедневные поручения колеблются от 10 до 30 поручений, не считая задачи и проекты;
•    Более 100 пользователей, половина из которых постоянно находятся на объектах стройки и в удаленных офисах компании.

Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»: «Для компании «Теплолюкс-Тюмень» были внедрены базовые процессы и настроено решение по управлению инжиниринговыми проектами, внедрен электронный документооборот, контур управления HR, налажены коммуникации и контроль исполнения поручений между разными подразделениями компании. Отличительной чертой этого проекта является то, что заказчик сам был инициатором внедрения проектного управления в компании, активно поддерживал все процессы и самостоятельно произвел часть настроек в системе. С такими заказчиками очень приятно работать, и результат, как правило, намного превосходит ожидания».